Om het juiste moment te kiezen was het noodzakelijk om elke maand een adequaat overzicht te hebben. In dit overzicht werd de gerealiseerde omzet, uitgaven en bezetting afgezet tegen de prognose en in combinatie met de verwachte bezetting in de komende maanden gekeken naar het moment dat sluiting moest plaatsvinden.
Zeker voor de peuteropvang zonder winstoogmerk waarbij maar 11 maanden inkomsten ontvangen worden, maar wel 12 maanden uitgaven gedaan worden en een opzegtermijn van 1 maand geldt, is het van groot belang om goed overzicht en vinger aan de pols te houden.